学会運営サポート

学会における事務局業務や事前準備、当日の設営などトータルでのサービス提供を行っております。また必要な部分のみのご依頼も承っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

サービス内容

事務局設置

事務局に関する業務を代行いたします。

電話、FAX、専用Eメールアドレスのご提供
お問い合わせ対応全般
会場との連絡調整業務
協賛企業からの受付
帳票類（請求書、領収書）発行対応
当日業務に必要な事務局事務

期待される効果・結果

業者が窓口になることで、お問い合わせ側の心理的障壁を緩和することができます。
主催先生方の時間負担が軽減されます。

学会支援システムの導入・学会専用Webサイトの構築

事務局・参加者専用Webサイトのご提供をいたします。参加者にはサイト上で学会に関する情報をチェックしていただけます。また演題登録システムや査読システムを導入すれば運営に関わる業務の効率化を行うことができます。

期待される効果・結果

運営側は最新情報の提供がしやすくなり、参加者側も学会に関する情報の取得が容易になります。
時間のかかるマニュアルでの作業をシステム化し、業務にかかる時間を短縮できます。

会場レイアウト図作成

会場内のテーブル、椅子、ステージ、マイク、スピーカーや、受付場所や誘導看板設置場所など細かい部分も事前に見えるようにいたします。当日の運営に関わる部分を明確にしスムーズに対応できるようにサポートいたします。

運営マニュアル・タイムテーブル等のドキュメント作成

それぞれの受付・会場毎に、いつ・だれが・どのように動くのかをドキュメントとしてまとめおき、当日の対応をスムーズにいたします。

期待される効果・結果

運営マニュアルやスケジュールをドキュメントに落とし込むことで、当日スムーズに動くことができる。
登壇者にとっても当日のイメージがつきやすい。

各種制作物

当日の運営に必要な制作物各種をご提供いたします。

ネームカード
ネームカードケース
ストラップ
看板・誘導サイン
ポスターパネル

抄録集・論文集印刷

演題処理で作成したデータを基の版下作成
前付部分（ご挨拶・会場案内・座長演者への案内）
プログラム部分（日程表、プログラム詳細）
抄録本文部分（一般演題・指定演題集約）
協賛企業広告部分（取りまとめた広告版下作成）
［オプション］オーサーズインデックス（座長、演者ごとのページ一覧）

当日の運営サポート

＜統括ディレクター　1名＞
事前の準備段階からお手伝いしているスタッフとなります。

＜受付ディレクター　1名＞
当日実務担当の受付スタッフへのオリエンテーション、業務指示

＜受付スタッフ　1日目4名、2・3日目2名＞
受付業務の実務スタッフ

＜会場ディレクター　1日目3名、2・3日目1名＞
当日実務担当の会場スタッフへのオリエンテーション、業務指示

＜PCオペレーター　1日目6名、2・3日目2名＞
会場映像データの映写

規模や必要人員に応じてご手配いたします。

当日の発表者プレゼンテーション機材のご用意・設営

演者側にはプロジェクションされている映像を確認できるモニターを設置し、映像コントロール側では受付やプロジェクションされている映像など、全ての映像コントロールが行えるように設営が可能です。ご要望に応じて必要箇所にご用意いたします。

当日のビデオ収録・配信

収録必要会場毎に収録機を設置いたします。また後日配信サーバにアップして講演動画を配信そしたり、講演DVDとして参加者へ郵送することもできます。

収録

収録会場毎に収録機を設置。
講演スライドと音声をミックスしてリアルタイムエンコードして動画収録。

配信準備

収録した講演動画を配信サイトにアップロード。
演者毎に講演を配信システムにリンクさせ講演動画を配信します。

配信

配信サイトを学会ホームページにリンクして配信開始。

参加者向けグッズ・ノベルティ対応

基調講演、特別講演などの招待者及び座長へお渡しするお礼の品や、参加者向けのペーパーバッグ・布バッグ等コングレスバッグなど、ご要望に応じてご提案いたします。

最近の事例

シンポジウム運営・事務局業務

国立循環器病研究センター サイエンスカフェ事務局

センサ＆IoTコンソーシアム事務局

国立循環器病研究センター ISCAD-CATCH研究事務局

心筋生検研究会事務局

国立循環器病研究センター健都移転記念シンポジウム運営・事務局

学会支援サービス・学術集会の映像制作

演題登録システム・ホームページ制作・抄録作成