SERVICE サービス

学会運営支援サポート

学会事務局の見える化

学会運営事務局システム + ホームページ + 査読システム + 演題登録システム

ITを使って、コストを抑え、スマートな学会運営をご提供いたします。

  • 初めての大会長、何から始めればいいのかわからない。
  • 学会開催までのスケジュールの段取りがわからない。
  • 学会開催に必要な情報、設備、スタッフがわからない。
  • 協力してくれるスタッフをどう、まとめていいのかわからない。

学会開催までは、わからないことばかり。初めて学会運営主催者として大会長、実行委員長を担当される先生や事務局運営を任されたご担当者様。
まずは、学会開催に必要な情報、時間、予算、人員、環境を目に見えるようにITをつかって(見える化)することから始めます。
あれこれやることが多い事務局の作業をより効率にスマートに。これまでかかっていた膨大な費用もIT化でコスト面もスマートに。

 

機能事務局支援システム(メンバーページ)

事務局専用のシステムでメンバーのみが閲覧できるシステムです。学会運営に必要な情報はすべてこのシステムから全ての先生方へ情報提供可能です。

学会のホームページも 同時に製作可能!

毎日演題登録された数を専用ページでカウント表示

オンライン査読システム

査読もオンラインで先生方の手間を省きます。
自動集計ができてスマート!

演題登録システム

大事な資料は専用のファイル共有ソフトで事務局のメンバーへ共有できます。

 

事務局支援システムの便利な機能 ロードマップ

いつまでに何をしないといけないの?
学会運営に必要なタスクを一覧でタスク別・日時別に表示できます。
現場の負担をITを使ってスピーディーに明確に。事務局の負担を軽減します。

ご要望に応じてオリジナルでシステムをカスタマイズすることも可能です。

メールがたくさん飛び交うのは非常にわずらわしいものです。おいそがしい先生方だからこそメールは極力減らして全てのデータはオンライン上にアップロードすることで必要な時にすぐに取り出せます。先生のお仕事の邪魔はさせません。
(事務局代行プランをご利用いただくこと全てのデータの管理も当社で行わせていただきます。)

特徴

  1. 事務局の先生が必要な情報は全てここから!
  2. タスク管理も部門別(担当先生別)で次に何をするのか一目でわかる!
  3. 担当の先生への決裁機能があって承認も楽々。
  4. 日付別・タイムライン別・作業別などロードマップの表示切り替えが便利!
  5. Webサイトから登録された演題数をカウントして表示で、毎日の登録数が一目でわかります。
  6. 次の会議の資料や事務局全体にお知らせする情報もすべてここから全員に配信。1.

システム導入までの流れ

  1. まずはお問い合わせください
  2. 直接学会の規模やご利用希望のシステムをヒアリングさせていただきます。
  3. 最適なシステムをご提案とお見積
  4. ホームページやシステムを
  5. およそ10日間でご提供・公開いたします。

当日の運営サポート

何度も見たい貴重な講演をデジタルアーカイブ!

学術発表をリアルタイムで動画配信!
オンラインで後日オンデマンド配信の学術発表を視聴することもできます。

参加者は、お気に入り講演をその場でDVD注文可能です。決済はクレジットカード対応。
もう一度見たい発表をその場で予約購入していただけます。後日オンデマンド視聴することも可能です。

VOD関連

  • 収録

    収録会場毎に収録機を設置

    講演スライドと音声をミックスしてリアルタイムエンコードして動画収録
    (PCオペ卓からスイッチャー出力の映像信号をいただき直接収録します)

    • 講演しているPCデータ(pptファイル etc)
    • 講演している音声(アナログ)
      ミックスしてリアルタイムエンコード
    • 動画データ(AVIファイル)
  • 配信準備

    収録した講演動画を配信サイトにアップ1週間から10日程度の作業 (講演数による)

    演者毎に講演を配信システムにリンクさせ講演動画を配信サーバにアップ
  • 配信

    配信サイトを学会ホームページにリンクして配信開始
    DVDにして個別配送や参加者へ郵送可能です。
    講演DVD作成いたします

学会発表をスマートに、スムーズに! 当日の運営サポートも対応いたします。

発表者プレゼンテーション機材関連

演者 映像をリモートにて演者席へ映写 座長席イメージと演題イメージ 会場内/映像席のイメージ

発表者プレゼンテーション機材関連 (PC受付ありの場合)

演者 映像をリモートにて演者席へ映写 PC受付 持ち込みPCの場合、モニター対応およびUSB、CDデータの場合、PC対応 会場内/映像席から会場のプロジェクターとデータサーバーと各端末が連携する図 経路回線の進行係用と演者台・座長席用のイメージ写真

事務局の設置

※主に以下の業務を含みます。

  • 電話、FAX、専用E-mailアドレス提供
  • および問合せ対応全般
  • 会場との連絡調整業務
  • 協賛企業からの依頼受付
  • 帳票類(請求書、領収書)発行対応
  • 当日業務に必要な事務

期待される効果・結果

  • 業者が窓口となることによる、問い合わせをする心理障壁が下がる。遠慮なしに。
  • 主催先生方の時間的負担軽減

事前準備関連サポート

会場レイアウト図作成


テーブル、いすはもちろんのこと、
ステージ、マイク位置、受付位置なども記載いたしますので場所を視覚的に把握いただけます。誘導看板などの設置場所もおとしこみいたしますので、案内サインのもれを未然に防ぎます。

運営マニュアル・タイムテーブル等ドキュメント作成


各ポジション(受付、会場毎)に、それぞれ、いつ だれが どのような動きをすべきかをオリエンテーションできる資料として作成いたします。

期待される効果・結果

  • 運営マニュアルやスタッフスケジュールに落とし込みすることにより、よりスムーズに動きがとれる
  • 作業の目的が把握できる(なぜしなければならないのか)
  • 参加者にとって会場のイメージがつきやすい
  • 不慣れ、ぎこちなくても、なんとか作業ができる

抄録集、論文集(Abstract, Proceedings )印刷

  • 演題処理で作成したデータを基に版下作成
  • 前付部分(ご挨拶・会場案内・座長演者への案内)
  • プログラム部分(日程表、プログラム詳細)
  • 抄録本文部分(一般演題・指定演題集約)
  • 協賛企業広告部分(取りまとめた広告版下作成)


【オプション】
オーサーズインデックス(座長、演者ごとのページ一覧)

参加者向けグッズ・ノベルティ対応

コングレスバッグ


ペーパーバッグ・布バッグ等
コングレスバッグのご提案

記念品


基調講演、特別講演などの
招待者及び座長へお渡しするお礼の品

  • 制作物・印刷物

    ネームカードケース
    ストラップネームカード

  • 看板・誘導サイン製作

    会場入り口立て看板(例)
    入口付近に目立つようにサインをたてます
    誘導看板(450角)スタンド付
    必要な箇所に設置いたします

  • ポスターパネル

    横900、高さ2100のポスターパネルを用意いたします。
    画びょう・紙コップも用意いたします。